Enquadramento

O classificador de documentos recebidos e expedidos atualmente utilizado na CME – o qual respeita a estrutura de serviços – será oportunamente substituído pelo Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local (MEF) adaptado ao Município de Évora.

 A adoção do Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local (PCIAAL) foi adiada para momento mais oportuno por se entender que a sua implementação imediata constituiria uma dificuldade acrescida aos utilizadores do Edoclink.

Pese embora a adesão a este novo plano não assuma desde já carater obrigatório, a Direção-Geral de Arquivos está a trabalhar com a AMA numa resolução sobre gestão de documentos, que deve incluir a obrigatoriedade do uso da MEF na AP a curto prazo, pelo que se considerou oportuno desenvolver desde já os trabalhos preparatórios necessários à efetiva adoção e utilização de um novo classificador assente na macroestrutura funcional.

Deste modo, o Plano de Classificação que a seguir se apresenta foi objeto de um trabalho de adaptação do PCIAAL do qual decorrem os seguintes resultados:

1. Triagem das classes aplicáveis à Câmara Municipal de Évora;
2. Desenvolvimento da classe de 4.º nível, representativa dos processos desenvolvidos pela Câmara Municipal de Évora, inicialmente criada com o acréscimo de um código de classificação constituído por quatro blocos de algarismos (ex: 300.10.005.00).

O plano de classificação adaptado à realidade da Câmara Municipal de Évora e disponível na aplicação de gestão documental (Edoclink) desagrega-se em quatro níveis de classificação:

• Classe de 1.º Nível – O conceito de 1.º nível na MEF é a Função. Esta corresponde aos grandes domínios da ação mandatada ao setor público sendo independentes dos objetos sobre os quais recai a ação, bem como dos objetivos que se pretendam atingir com a ação.
• Classe de 2.º Nível - O conceito de 2.º nível na MEF é a Subfunção. Esta corresponde a uma decomposição de ações relacionadas com a Função (classe de 1.º nível).
• Classe de 3.º Nível - Serão aqui classificados, em regra, os documentos recebidos, produzidos e a expedir na Câmara Municipal de Évora.
• Classe de 4.º Nível – Serão aqui classificados obrigatoriamente os processos de negócio criados. Podem também ser aqui classificados documentos recebidos, produzidos e a expedir quando estes sejam para integrar determinado processo.

A estrutura adotada de classificação no Plano de Classificação adotado pode ser exemplificada pelo seguinte exemplo:

1. Classificar é a primeira ação, obrigatória, em todos os documentos recebidos, produzidos e a expedir na Câmara Municipal de Évora assim como a primeira ação aquando da criação de processo na aplicação de gestão documental (edoclink);
2. A classificação é obrigatória a partir do 3.º nível do Plano;
   1. Aquando da criação do registo, a DAGF-Secção de Gestão Documental classificará o documento ao 3º nível do Plano.
   2. A indexação de cada documento ao 4º nível do Plano deve ser realizada pelo serviço municipal que lidera o processo.
3. Não é possível utilizar o 1.º e 2.º nível na classificação direta de documentos pois os conceitos por eles representados são demasiado abrangentes para viabilizar uma eficaz gestão dos documentos;
4. Todos os documentos associados a um processo partilham a mesma classificação que este.

Plano de Classificação de Informação Arquivística das Autarquias Locais adaptado ao Municipio de Évora carregado na plataforma de gestão documental Edoclink - inativo durante o período de testes : PCIAAL adaptado ao Município de Évora